Factures, contrats, bulletins de paie, statuts, déclarations fiscales : chaque document émis ou reçu par une entreprise doit être conservé pendant une durée minimale fixée par la loi. Trop tôt détruits, ils manquent en cas de contrôle ou de litige. Trop longtemps conservés, ils encombrent les bureaux et peuvent poser problème au regard du RGPD. Ce guide fait le point sur les durées de conservation des documents en entreprise, intègre la réforme de 2026 sur les documents fiscaux, et explique quoi faire une fois les délais écoulés.
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Pourquoi conserver les documents de l'entreprise ?
Les durées de conservation répondent à deux besoins. D'abord, permettre à l'administration de contrôler l'entreprise : fisc, Urssaf, inspection du travail ou douanes peuvent demander des documents pendant un certain nombre d'années. Ensuite, permettre à l'entreprise de se défendre en cas de litige avec un client, un fournisseur ou un salarié, tant que l'action en justice n'est pas prescrite.
Ces délais légaux de conservation dépendent de la nature du document et sont des minimums. Une entreprise peut conserver certains documents plus longtemps, sauf lorsqu'ils contiennent des données personnelles : dans ce cas, le RGPD impose de ne pas les garder au-delà de ce qui est nécessaire.
Nouveau en 2026 : les documents fiscaux se conservent 10 ans
La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales a modifié l'article L102 B du Livre des procédures fiscales. Le délai de conservation des livres, registres, documents et pièces sur lesquels l'administration fiscale peut exercer ses droits de communication, d'enquête et de contrôle passe de 6 à 10 ans.
Ce nouveau délai s'applique aux documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Concrètement, les documents encore dans leur délai de 6 ans à cette date doivent désormais être conservés 10 ans. Si vous avez planifié la destruction d'archives fiscales en vous fiant à l'ancienne règle, vérifiez votre calendrier avant de détruire quoi que ce soit.
Les durées de conservation, document par document
Les durées ci-dessous reprennent celles indiquées par le service public pour les entreprises, mises à jour avec la réforme fiscale de 2026.
Documents comptables : 10 ans
- Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
- Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Documents fiscaux : 10 ans
- Impôt sur les sociétés, impôt sur le revenu, BIC, BNC : 10 ans pour les documents concernés par la réforme.
- TVA et taxes sur le chiffre d'affaires : 10 ans.
- Impôts locaux, CFE et CVAE : 10 ans.
Ce délai correspond au droit de contrôle de l'administration fiscale. Il court à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ont été établis.
Documents civils et commerciaux
- Contrats et conventions commerciales, correspondance commerciale : 5 ans.
- Documents bancaires (relevés, talons de chèque) : 5 ans.
- Garantie des biens ou services fournis aux consommateurs : 2 ans.
- Contrats conclus par voie électronique avec un consommateur, à partir de 120 € : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
- Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers : 30 ans.
- Déclarations en douane : 3 ans.
- Polices d'assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat d'assurance.
- Documents de propriété intellectuelle (brevets, marques, dessins et modèles) : 5 ans à partir de la fin de la protection.
Documents juridiques de la société
- Statuts et pièces modificatives : 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale, c'est-à-dire de la radiation de la société.
- Traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société : 5 ans.
- Registres des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration, registres des mouvements de titres : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.
- Feuilles de présence, pouvoirs, rapports de gestion et rapports des commissaires aux comptes : les 3 derniers exercices.
Documents sociaux et relatifs au personnel
Ces durées, fixées notamment par le Code du travail, concernent les documents de gestion des ressources humaines.
- Double des bulletins de paie : 5 ans. Lorsque le bulletin est remis sous forme électronique, l'employeur doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
- Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié.
- Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte : 5 ans.
- Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans.
- Décompte des jours de travail des salariés au forfait : 3 ans.
- Décompte des horaires et des heures d'astreinte : 1 an.
- Observations de l'inspection du travail, déclarations d'accident du travail : 5 ans.
À partir de quand le délai commence-t-il ?
Le point de départ dépend du document. Pour les pièces comptables, c'est la clôture de l'exercice. Pour les documents fiscaux, c'est la dernière opération inscrite ou la date du document. Pour un contrat, c'est souvent la fin de la relation, et pour le registre du personnel, le départ du salarié. En cas de doute, le service public met à disposition un simulateur en ligne qui donne la durée minimale pour chaque type de document.
Conserver plus longtemps : attention aux données personnelles
Conserver « au cas où » est tentant, mais pas toujours permis. Dès qu'un document contient des données personnelles (salariés, clients, candidats), le RGPD impose de définir une durée de conservation limitée à ce qui est nécessaire. Une fois l'obligation légale et l'intérêt de preuve épuisés, ces documents doivent être détruits ou anonymisés. Garder indéfiniment des dossiers du personnel ou des fichiers clients expose l'entreprise à un manquement.
Papier ou électronique ?
La durée légale de conservation est la même quel que soit le format du document. La dématérialisation des archives est possible et de plus en plus courante, notamment avec la généralisation de la facture électronique. Pour qu'une copie numérique ait la même valeur que l'original, elle doit garantir l'intégrité, la lisibilité et la disponibilité du document pendant toute la durée de conservation. Avec le passage à 10 ans pour les documents fiscaux, cette exigence porte désormais sur une décennie.
Une fois numérisés dans les règles, les originaux papier peuvent souvent être détruits, ce qui libère de la place. Mais une destruction mal faite crée un autre risque : la fuite d'informations confidentielles.
Une fois le délai écoulé : détruire en toute sécurité
Un document arrivé au terme de sa durée de conservation ne doit pas finir dans une benne à papier. Factures, contrats, bulletins de paie ou dossiers du personnel contiennent des informations sensibles : coordonnées bancaires, salaires, numéros de sécurité sociale. Leur destruction doit être irréversible et traçable.
- Broyage par une machine adaptée, sur site ou en atelier.
- Collecte sous scellés dans des contenants fermés, jusqu'au lieu de destruction.
- Certificat de destruction remis à l'entreprise, qui prouve que les documents ont bien été détruits et à quelle date.
Selon votre volume d'archives, la destruction peut se faire en une seule intervention, par exemple pour vider une salle d'archives avant un déménagement, ou en passages réguliers pour le flux courant. Loxy propose les deux. Pour la méthode complète, du désarchivage au certificat, consultez notre guide sur la destruction d'archives. Pour les données stockées sur des ordinateurs, serveurs ou disques durs, voir notre page sur l'effacement de données.
Mettre en place un plan d'archivage en 4 étapes
- Faire l'inventaire des types de documents produits par chaque service : comptabilité, RH, juridique, commercial.
- Établir un tableau de gestion qui associe à chaque type de document sa durée de conservation, son point de départ et son support.
- Planifier une revue annuelle pour identifier les documents arrivés au terme de leur délai.
- Organiser une destruction sécurisée et conserver les certificats de destruction.
FAQ sur la durée de conservation des documents
Combien de temps conserver une facture ?
10 ans à partir de la clôture de l'exercice, au titre du Code de commerce. Depuis la réforme de 2026, la durée fiscale est également de 10 ans.
Combien de temps conserver les bulletins de paie ?
L'employeur conserve le double des bulletins de paie pendant 5 ans. S'il les remet sous forme électronique, il doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
Les documents fiscaux se conservent-ils 6 ou 10 ans ?
10 ans désormais. La loi du 25 juin 2026 a allongé le délai de 6 à 10 ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Que risque une entreprise qui détruit ses documents trop tôt ?
Elle peut être sanctionnée lors d'un contrôle. En matière fiscale, la destruction de documents avant l'expiration des délais est passible d'une amende de 10 000 €. Elle se prive aussi de preuves en cas de litige.
Peut-on jeter ses archives à la poubelle une fois le délai passé ?
Non pour les documents confidentiels ou contenant des données personnelles. Ils doivent être détruits de façon sécurisée, idéalement avec un certificat de destruction.
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