Salle d'archives saturée, cartons accumulés depuis des années, déménagement qui approche : tôt ou tard, chaque entreprise doit se séparer d'une partie de ses archives papier. Mais un document confidentiel ne se jette pas dans une benne. Contrats, dossiers du personnel, factures ou documents comptables contiennent des informations qui doivent être détruites de manière sécurisée, irréversible et traçable. Ce guide explique quand vous pouvez détruire vos archives, comment préparer un désarchivage et quelles méthodes de destruction choisir.
Vous avez des archives à détruire en Île-de-France ? Loxy assure la destruction de documents confidentiels par broyeur mobile sur votre site ou par collecte sous scellés, avec certificat de destruction. Demander un devis.
Quand peut-on détruire ses archives ?
Une archive ne peut être détruite qu'une fois sa durée légale de conservation écoulée. Ces durées varient selon la nature du document : 10 ans pour les pièces comptables, 5 ans pour la plupart des contrats commerciaux et des documents du personnel, et désormais 10 ans pour les documents fiscaux depuis la réforme de 2026. Avant toute destruction, vérifiez chaque catégorie de documents dans notre guide sur la durée de conservation des documents en entreprise.
À l'inverse, conserver indéfiniment n'est pas une solution. Les documents qui contiennent des données personnelles (dossiers du personnel, fichiers clients, candidatures) ne doivent pas être gardés au-delà de ce qui est nécessaire, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). La protection des données personnelles passe donc aussi par la destruction des archives arrivées en fin de délai légal de conservation. Une fois le délai passé, leur destruction devient une obligation.
Le cas particulier des archives publiques
Pour les collectivités, administrations et établissements publics, les règles sont différentes : les archives publiques ne peuvent être éliminées qu'avec l'autorisation du service d'archives compétent. Cette étape doit être obtenue avant de faire appel à un prestataire de destruction.
Le désarchivage : trier avant de détruire
Le désarchivage consiste à passer en revue les archives existantes pour décider du sort de chaque lot : conservation, transfert vers un stockage externe, numérisation ou destruction. C'est l'étape la plus longue, et la plus importante : une erreur de tri peut conduire à détruire un document qu'il fallait garder.
- Inventorier les archives : localiser les cartons, identifier le service d'origine, la nature des documents et les années concernées.
- Confronter chaque lot aux durées de conservation : ce qui est encore dans son délai reste conservé, ce qui l'a dépassé peut être détruit.
- Faire valider la liste par les services concernés (comptabilité, RH, juridique) avant toute élimination.
- Isoler les cartons à détruire, clairement identifiés, dans un local fermé jusqu'au jour de la destruction.
Conservez la liste des archives détruites : avec le certificat de destruction, elle prouve que l'élimination a été décidée et réalisée dans les règles.
Les méthodes de destruction sécurisée des archives
Qu'il s'agisse d'un organisme public ou privé, le choix d'un prestataire de services de destruction d'archives repose sur deux critères : la sécurité des documents jusqu'à leur destruction et la preuve qu'ils ont bien été détruits.
Le broyage sur site
Un broyeur mobile se déplace jusqu'à vos locaux et les documents sont détruits sur place, sous vos yeux. C'est la solution qui offre le plus de contrôle : les archives ne quittent jamais votre site avant d'être détruites. Elle convient particulièrement aux documents les plus sensibles.
La collecte sous scellés
Les archives sont placées dans des contenants fermés et scellés, puis transportées jusqu'au lieu de destruction où elles sont broyées. La chaîne de sécurité est garantie de la collecte à la destruction des documents. Cette solution est adaptée aux gros volumes, notamment lors d'un vidage de salle d'archives.
Ce qu'il faut éviter
- La benne à papier classique : les documents restent lisibles et accessibles jusqu'à leur traitement.
- Le petit broyeur de bureau pour de gros volumes : trop lent, il découpe souvent en bandes larges qui peuvent être reconstituées, et ne fournit aucune preuve de destruction.
- Un intermédiaire sans certificat : sans document, impossible de prouver que vos archives ont réellement été détruites.
Quel niveau de sécurité choisir ?
La norme DIN 66399 classe la destruction de supports de données en niveaux de sécurité, de P-1 à P-7 pour le papier. Plus le niveau est élevé, plus les particules obtenues sont petites et plus il est difficile de reconstituer un document. Les premiers niveaux conviennent aux documents internes peu sensibles, les niveaux intermédiaires aux documents confidentiels et aux données personnelles, et les niveaux les plus élevés aux informations classifiées.
Pour une entreprise, la bonne approche consiste à adapter le niveau à la sensibilité des documents : un dossier du personnel ou un contrat client ne se traite pas comme un vieux catalogue fournisseur. Demandez à votre prestataire quel niveau il garantit et faites-le figurer sur le certificat de destruction.
Destruction ponctuelle ou passages réguliers ?
Deux besoins différents, deux organisations :
- L'intervention ponctuelle répond à un besoin exceptionnel : vider une salle d'archives, préparer un déménagement, fermer un site ou rattraper des années d'accumulation. Le volume peut aller d'une armoire à plusieurs centaines de cartons.
- Les passages réguliers traitent le flux courant de documents confidentiels, par exemple chaque mois. Les documents sont stockés entre deux passages dans des contenants sécurisés, ce qui évite qu'ils traînent dans les bureaux ou finissent dans une corbeille.
Loxy propose les deux formules, en Île-de-France et partout en France selon les volumes.
Le certificat de destruction
Une destruction confidentielle des documents ne s'arrête pas au broyage : dans une filière sérieuse, le papier broyé est ensuite orienté vers le tri et le recyclage. Le certificat de destruction est la preuve que vos archives ont bien été détruites. Il mentionne notamment la date de la destruction, le volume ou le nombre de contenants traités et la méthode utilisée. Conservez-le avec la liste des archives éliminées : en cas de contrôle, d'audit ou de question de votre DPO, il démontre que l'entreprise a respecté ses obligations de confidentialité.
Archives et déménagement : le bon moment pour faire le tri
Un déménagement est souvent l'occasion de découvrir des années d'archives oubliées. Plutôt que de payer pour transporter des cartons qui pourraient être détruits, mieux vaut lancer le désarchivage plusieurs semaines avant le transfert. Notre article sur le déménagement de bureaux détaille le rétroplanning, et notre page débarras de bureaux présente la prise en charge de tout ce qui ne vous suit pas : archives, matériel informatique et supports de données.
Et les données numériques ?
Les archives ne sont pas seulement en papier. Les anciens ordinateurs, serveurs et disques durs contiennent souvent des copies numériques des mêmes documents. Leur destruction doit suivre la même logique : effacement certifié ou destruction physique, avec un certificat par support. Voir notre page sur l'effacement de données.
FAQ sur la destruction d'archives
Comment détruire des documents confidentiels ?
Par une destruction sécurisée des archives : broyage, soit sur votre site avec un broyeur mobile, soit après une collecte sous scellés. Dans les deux cas, exigez un certificat de destruction.
Qu'est-ce que le désarchivage ?
C'est le tri des archives existantes pour décider de ce qui est conservé, transféré, numérisé ou détruit, en fonction des durées légales de conservation.
Faut-il retirer les agrafes et les trombones avant la destruction ?
Cela dépend du matériel utilisé. Posez la question à votre prestataire lors du devis pour préparer les cartons correctement.
Combien de temps garder le certificat de destruction ?
Conservez-le au moins aussi longtemps que vos autres justificatifs de conformité. Il prouve que l'élimination de documents confidentiels a été réalisée dans les règles.
Peut-on faire détruire ses archives régulièrement ?
Oui. Des passages réguliers, par exemple mensuels, permettent de traiter le flux courant de documents confidentiels sans les laisser s'accumuler.
Faire détruire vos archives avec Loxy
Loxy, entreprise adaptée spécialisée dans le traitement des DEEE depuis 2005, certifiée WEEELABEX, avec des sites classés ICPE et 3 implantations en Île-de-France, assure aussi la destruction de documents confidentiels. Broyeur mobile sur votre site ou collecte sous scellés, intervention ponctuelle ou passages réguliers, avec certificat de destruction. Décrivez votre volume d'archives et vos contraintes d'accès : demandez un devis, réponse sous 1 jour ouvré.
.webp)
.webp)
