Un déménagement de bureaux se prépare comme un projet à part entière : choix des futurs bureaux, négociation du bail commercial, organisation des espaces de travail, transfert informatique, information des collaborateurs. Au milieu de ce planning chargé, une question revient presque toujours trop tard : que faire de tout ce qui ne part pas dans les nouveaux locaux ? Ordinateurs remplacés, serveurs démontés, copieurs en fin de contrat, archives papier accumulées depuis des années. Ce matériel ne se jette pas, et il contient souvent des données.
Vous quittez vos locaux en Île-de-France ? Loxy prend en charge le débarras de bureaux : enlèvement du matériel informatique et électronique, destruction des données et des archives, rachat de ce qui a encore de la valeur et documents de traçabilité. Demander un devis.
Déménagement de bureaux : ce qui part, ce qui reste
Un transfert de bureaux ne consiste pas à tout déplacer d'une adresse à une autre. C'est l'occasion de faire le tri, et ce tri détermine le volume à transporter, le coût de l'opération et l'organisation du jour J.
On distingue généralement trois flux :
- Ce qui déménage : les postes de travail récents, le mobilier conservé, les équipements des salles de réunion, les dossiers en cours. C'est le périmètre des déménageurs professionnels.
- Ce qui peut avoir une seconde vie : du matériel informatique fonctionnel mais qui ne sera pas réinstallé, parce que le transfert coïncide avec un renouvellement de parc.
- Ce qui est en fin de vie : équipements obsolètes, pannes jamais évacuées, stock oublié dans une réserve, archives dont la durée de conservation est échue.
Les deux derniers flux ne relèvent pas du déménageur. Ils demandent un prestataire capable de traiter des déchets réglementés et des supports de données.
Le matériel informatique : un flux à part dans le transfert
Pourquoi il ne suit pas le reste du mobilier
Ordinateurs, écrans, serveurs, imprimantes, téléphones et câbles sont des déchets d'équipements électriques et électroniques (DEEE) dès lors que l'entreprise décide de s'en séparer. En tant que détentrice, elle doit les confier à une filière agréée et pouvoir justifier leur traitement. Le détail de ces règles est expliqué dans notre article sur les obligations DEEE des entreprises.
Laisser ces équipements dans les anciens locaux, les déposer avec les encombrants ou les confier sans bordereau à un intermédiaire expose l'entreprise à une non-conformité, sans compter le risque sur les données.
Faire l'inventaire avant de décider
Le bon réflexe consiste à inventorier le parc plusieurs semaines avant le transfert : type d'équipement, état, localisation dans le bâtiment, présence de données. Cet état des lieux permet de décider, équipement par équipement, entre réinstallation, reprise, réemploi ou recyclage. Notre guide sur l'audit de parc informatique détaille la méthode.
Le cas particulier du déménagement de salle serveur
La salle serveur est souvent la partie la plus délicate d'un transfert de siège social. Une partie des machines est migrée, une autre est remplacée ou abandonnée au profit du cloud. Les baies, serveurs, switches, onduleurs et le câblage qui ne suivent pas doivent être démontés, évacués et traités, avec une attention particulière aux disques. Loxy prend en charge le recyclage de serveurs informatiques, effacement des données compris.
Données et archives : le vrai risque d'un déménagement
Les supports de données
Un disque dur formaté reste lisible avec les bons outils. Avant qu'un poste, un serveur, un copieur ou un smartphone quitte l'entreprise, ses supports doivent être effacés de manière certifiée ou détruits physiquement, avec un certificat pour chaque support. C'est ce que prévoit notre service d'effacement de données : effacement conforme à la norme NIST 800-88 ou destruction physique, sur site ou en atelier.
Les archives papier
Un déménagement fait aussi ressortir les archives : documents comptables, dossiers clients, contrats, dossiers du personnel. Ce qui doit être conservé part avec l'entreprise, parfois en stockage temporaire. Ce qui peut être éliminé doit l'être de manière sécurisée, jamais dans une benne ouverte. Loxy propose la destruction de documents confidentiels par broyeur mobile sur votre site ou par collecte sous scellés, avec certificat de destruction.
Rétroplanning : quand traiter le matériel et les archives
Dans un projet de déménagement d'entreprise, le chef de projet a tout intérêt à traiter la sortie du matériel en amont, et non la veille de la remise des clés.
Plusieurs mois avant
- Vérifier les échéances du bail commercial et la date de restitution des anciens locaux.
- Lancer l'inventaire du parc informatique et des archives.
- Décider ce qui sera réinstallé dans les futurs bureaux, ce qui sera repris et ce qui sera recyclé.
Quelques semaines avant
- Demander les devis : déménageurs professionnels pour ce qui part, prestataire DEEE pour ce qui reste.
- Isoler les supports de données et programmer leur effacement ou leur destruction.
- Trier les archives entre conservation, stockage temporaire et destruction.
- Informer les collaborateurs du calendrier et des consignes.
Juste avant l'état des lieux de sortie
- Faire enlever le matériel en fin de vie et les archives à détruire.
- Récupérer les documents de traçabilité : bordereau de suivi, certificats de destruction et de recyclage.
- Vérifier qu'aucun équipement ni carton d'archives ne reste dans les locaux restitués.
Réduire le coût du transfert grâce au rachat
Un parc récent ou homogène garde souvent une valeur de réemploi. Plutôt que de payer pour évacuer des postes encore fonctionnels, l'entreprise peut les faire estimer et racheter. Ce qui peut être reconditionné fait l'objet d'une offre, qui réduit le coût global de l'opération. Le reste part en valorisation matière ou en recyclage DEEE. Pour en savoir plus, consultez notre page sur le rachat de matériel informatique.
Quels documents conserver après le déménagement
Une fois le transfert terminé, l'entreprise doit pouvoir prouver ce que sont devenus les équipements et documents qu'elle n'a pas emportés :
- le bon d'enlèvement remis sur place ;
- le bordereau de suivi des déchets, dématérialisé via Trackdéchets ;
- les certificats d'effacement ou de destruction des supports de données ;
- le certificat de destruction des archives ;
- le certificat de recyclage ;
- sur demande, le relevé des numéros de série, qui permet de sortir les équipements des immobilisations.
Ces documents sont à conserver 5 ans. Ils servent en cas de contrôle, d'audit RSE ou de question de votre DPO.
FAQ sur le déménagement de bureaux
Qui s'occupe du matériel informatique lors d'un déménagement de bureaux ?
Le déménageur transporte ce qui est réinstallé dans les nouveaux locaux. Le matériel en fin de vie, lui, doit être confié à un prestataire agréé pour le traitement des DEEE, qui assure l'enlèvement, la sécurisation des données et la traçabilité.
Peut-on laisser du matériel dans les anciens locaux ?
Non. Les locaux doivent être restitués vides lors de l'état des lieux de sortie, et les équipements électroniques abandonnés restent sous la responsabilité de l'entreprise qui les détenait.
Comment protéger les données lors d'un transfert de bureaux ?
En inventoriant tous les supports (ordinateurs, serveurs, copieurs, smartphones), puis en les faisant effacer de manière certifiée ou détruire physiquement, avec un certificat par support.
Loxy prend-il en charge le mobilier de bureau ?
Notre métier est le traitement des équipements électriques et électroniques, des données et des archives. Le mobilier et les autres déchets non électroniques sont étudiés au cas par cas lors du devis.
Loxy intervient-il en dehors de Paris ?
Oui. Nos équipes interviennent à Paris et dans les huit départements d'Île-de-France, avec nos propres camions.
Faire débarrasser vos bureaux avant la remise des clés
Loxy, entreprise adaptée spécialisée dans le traitement des DEEE depuis 2005, certifiée WEEELABEX, avec des sites classés ICPE et 3 implantations en Île-de-France, prend en charge tout ce qui ne vous suit pas : matériel informatique et électronique, supports de données, archives confidentielles. Décrivez vos volumes, vos accès et votre date de départ : demandez un devis, réponse sous 1 jour ouvré.
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